Wyzwanie: faktury utykające w ręcznym obiegu
Firma z branży usług B2B (przykład poglądowy) otrzymywała średnio 200 faktur kosztowych miesięcznie – mailem, pocztą i przez portal dostawców. Każdą fakturę pracownik działu księgowości ręcznie przepisywał do systemu, przypisywał do odpowiedniego konta kosztowego, a następnie drukował lub przesyłał mailem do akceptacji przełożonego.
Taki proces generował trzy powtarzające się problemy:
- przetworzenie jednej faktury zajmowało średnio kilka dni,
- część dokumentów ginęła lub była dublowana między skrzynkami mailowymi,
- błędy ręcznego przepisywania kwot i numerów konta prowadziły do korekt księgowych pod koniec miesiąca.
Rozwiązanie: automatyzacja od wpływu dokumentu do zaksięgowania
Zespół wdrożył automatyzację obejmującą całą ścieżkę faktury, zanim trafi ona do księgowego:
- Jeden punkt wpływu – faktury z maila, portalu dostawców i skanów papierowych trafiają do jednego systemu obiegu dokumentów.
- OCR i odczyt danych – system automatycznie odczytuje numer faktury, kwotę, datę płatności i dane dostawcy, bez ręcznego przepisywania.
- Automatyczna dekretacja – na podstawie dostawcy i historii faktura jest przypisywana do właściwego konta kosztowego i centrum kosztowego.
- Ścieżka akceptacji – faktura trafia elektronicznie do właściwej osoby akceptującej według progu kwotowego, z automatycznym przypomnieniem, jeśli nie zostanie zatwierdzona w ustalonym czasie.
- Księgowanie i płatność – po akceptacji faktura trafia automatycznie do systemu księgowego i harmonogramu płatności, bez dodatkowego wprowadzania danych.
Wdrożenie: 5 tygodni od projektu do działającego procesu
- Tydzień 1 – Audyt obiegu dokumentów: mapowanie źródeł wpływu faktur i obecnego procesu akceptacji.
- Tydzień 2 – Konfiguracja systemu OCR: podłączenie poczty, portalu dostawców i skanera do jednego systemu.
- Tydzień 3 – Reguły dekretacji: ustalenie zasad przypisywania kont kosztowych z zespołem księgowości.
- Tydzień 4 – Ścieżki akceptacji: konfiguracja progu kwotowego, osób akceptujących i przypomnień.
- Tydzień 5 – Testy i szkolenie zespołu: pilotaż na części faktur, szkolenie księgowości, pełne wdrożenie.
Wyniki (dane przykładowe, poglądowe)
Poniższe liczby są orientacyjnym przykładem efektów tego typu wdrożeń, nie danymi konkretnego klienta.
- Średni czas przetworzenia faktury: z ~4 dni do ~3 godzin
- Faktury zaksięgowane bez korekty: z 82% do 99%
- Faktury opłacone przed terminem: z 60% do 95%
- Czas księgowości poświęcany na ręczne wprowadzanie danych: z ~40% do ~10% dnia pracy
Szybsza dekretacja i elektroniczny obieg akceptacji ograniczyły opóźnienia w płatnościach i liczbę pytań od dostawców o status faktury.
Wnioski
Automatyzacja faktur nie polega na zastąpieniu księgowości, tylko na usunięciu ręcznego przepisywania danych, zanim faktura w ogóle trafi do systemu. Największy efekt daje połączenie trzech elementów: jednego punktu wpływu dokumentów, automatycznego odczytu danych oraz elektronicznej ścieżki akceptacji z jasnymi progami kwotowymi.
Jeśli Twoja firma nadal ręcznie wprowadza faktury do systemu, a korekty księgowe pojawiają się regularnie pod koniec miesiąca – to zwykle pierwszy sygnał, że warto zacząć od audytu obiegu dokumentów.